CONTRAT DE VENTE ET PRESTATIONS DE SERVICE

Ce document reprend les conditions générales ainsi que la politique d’utilisation des données privées qui s’appliquent pour l’ensemble des prestations d’Aimé. Il a pour but de protéger les clients, d’éviter toutes mauvaises surprises ou malentendus. Ce document sera parcouru en détails par Aimé et par le client avant la signature de celui-ci. Aimé est ouvert à toutes propositions d’améliorations de la part des clients et est ouvert au dialogue si l’une ou l’autre condition pose problème à un client.

Conditions générales

Les présentes conditions générales détaillent les droits et obligations entre d’une part Aimé, vendant les services et prestations définis ci-après, et d’autre part, le client, toute personne physique ou morale dénommée ci-après « le client ». Les services et prestations proposées par Aimé sont les suivants :

-        Organisation et coordination partielle ou complète d’événements privés ou professionnels ;

-        Consultance pour l’organisation et la coordination d’événements privés ou professionnels ;

-        Création, réalisation, mise en place et/ou enlèvement de décorations pour des événements privés ou professionnels ;

-        Création et de réalisation de visuels graphiques ;

-        Rédaction et animation de cérémonie diverses ;

Les présentes conditions générales de vente et de prestation de service sont portées à la connaissance du client en annexe du devis. L’acceptation et la signature des conditions générales créent un accord légal entre les deux parties.

Les présentes conditions générales de vente et de prestation de service sont relatives à Aimé, dans le cadre de ses activités d’organisatrices d’événements. Elles constituent le cadre des engagements contractuels et financiers proposés à ses clients. Préalablement à la signature de ce contrat, le client se doit de le lire attentivement.

Article 1 : Conditions d’application

Les conditions générales s’appliquent à toutes les prestations effectuées par Aimé. Elles s’adressent au client en même temps que le devis. Toute acceptation du devis implique de la part du client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions.

Toute intervention de Aimé fait l’objet d’un devis estimatif, comportant la nature des prestations fixées à partir de la demande des clients ainsi que les modalités et coûts y afférents. Le devis établis par Aimé est valable jusqu’à la date d’option indiquée sur celui-ci. Passée cette date, le devis devient caduc. Les prix et conditions indiqués dans le devis ne sont alors plus garantis et sont susceptibles d’être modifiés.

Après acceptation et signature du devis, le client devra accepter et signer le présent document, les conditions générales. Si ce document n’est pas accepté et/ou signé dans le délai convenu entre Aimé et le client, Aimé se réserve le droit d’interrompre la collaboration.

Une prestation est validée et réservée exclusivement par le client auprès d’Aimé par la remise du devis et du contrat accepté(s) et signé(s).

Article 2 : Obligations d’Aimé

Tout au long de la durée du contrat, Aimé s’engage à réaliser au mieux les différentes prestations définies dans le devis et à effectuer les prestations avec conscience et probité, et dans le respect des lois et règlements applicables. Aimé réalise un devis pour ses prestations entièrement gratuit.

Aimé tiendra informé les clients de l’évolution de son dossier et lui fournira toutes les informations souhaitées sur les prestataires choisis.

Concernant la recherche des prestataires et des lieux de réception, il est convenu qu’Aimé effectue les réservations au nom des clients, et uniquement après accord écrit de ses clients. En aucun cas ces réservations sont effectuées au nom d’Aimé qui ne peut être tenu responsable de non payement de la part du client ou d’annulation de l’un des prestataire pour cause d’absence de règlement du client.

En cas de défaillance de l’un des prestataires sélectionné par les clients, Aimé s’engage à le remplacer par un prestataire équivalent.

Les informations fournies par le client qui seront tenues pour confidentielles ne seront en aucun cas divulguées par Aimé. Toute information recueillie dans le cadre de l’établissement du cahier des charges pourra être communiquée aux prestataires ayant un rôle dans les prestations choisies par le client, qui seront tenus aux mêmes règles de confidentialité (GDPR).  

Article 3 : Obligations du client

Le client s’engage à ne rien dissimuler à Aimé ou à ses prestataires certains aspects qui seraient de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le client donnera accès aux informations dont Aimé aurait besoin. Le client se doit de respecter et d’accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) prestataire(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le client s’engage à ne pas intervenir directement avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, artistes, personnels et collaborateurs d’Aimé sans accord préalable d’Aimé.

Si le client le désir, il peut proposer des prestataires. La responsabilité d’Aimé ne peut être engagée sur la qualité du travail des prestataires choisis directement par le client.

Si des modifications sont effectuées par le client moins de 72 heures avant l’événement, il est impératif que le client communique au plus vite les modifications à Aimé. Aimé fera au mieux pour respecter le plus possible les dernières modifications mais ne pourra en aucun cas être tenue responsable pour les problèmes organisationnels liés à ces dernières modifications.

Article 4 : Modalités de paiement et honoraires

Aimé percevra les honoraires d’intervention définit dans le devis. L’ensemble des honoraires des prestations proposées par Aimé ne comprend pas :

-        Les frais de déplacement d’Aimé (les déplacements au sein de la province de Liège sont gratuits) ;

-        Les éventuels frais d’hébergement d’Aimé, si l’hébergement s’avère être indispensable pour le bon déroulement organisationnel de l’événement (en cas d’événement à l’étranger, et toujours confirmé et accepté par le client) ;

-        Le matériel nécessité pour la réalisation de la décoration (acceptation écrite des clients pour le matériel sélectionné par Aimé avant achat) ;

-        L’impression des visuels graphiques (acceptation écrite des clients pour les frais d’impression avant impression) ;

Les prestations réservées par les clients sont réglées à Aimé de la façon suivante (option au choix du client, décision prise à la signature du devis) ;

-        Option n°1 : payement de 100% de la somme du devis à la signature de celui-ci (dans ce cas, le client reçoit une réduction de 5% sur la somme totale) ;

-        Option n°2 : payement échelonné en trois fois

o   Acompte de 30% de la somme totale du devis, au jour de réservation des prestations (signature du devis)

o   Acompte de 40% de la somme totale du devis, à mi-parcours entre la signature du devis et la date de l’événement (date mentionnée sur le devis)

o   Le solde de la somme totale du devis, au jour avant la prestation (ou dans la semaine qui précède la prestation en fonction de la préférence du client) ;

-        Option n°3 : payement échelonné mensuellement

o   Acompte de 30% de la somme totale du devis, au jour de réservation des prestations (signature du devis)

o   Les autres acomptes seront payés de manière mensuelle, le solde restant dû sera divisé par le nombre de mois séparant le jour de la réservation et le jour de l’événement. 

La facture finale sera transmise au client une fois le solde de la facture réglé.

Les factures sont payables au comptant sans escompte et aucune réclamation ne sera reçue passé un délai de huit jours après réception de la facture. Outre des frais administratifs de 10,00€, toute facture impayée à son échéance est productive d’intérêt de plein droit et sans mise en demeure au taux de 5% par mois. En réparation du préjudice causé par tout défaut de paiement, le client est également redevable de plein droit et sans mise en demeure d’une indemnité forfaitaire égale à 15% de la somme due, avec un minimum de 50€. La même indemnité sera due par Aimé en cas de manquement à ses obligations contractuelles.

Article 5 : Conditions de modification de prestations

Les prix des fournitures supplémentaires et des modifications demandées par les clients postérieurement à l’acceptation du devis feront l’objet d’un devis et d’une facturation complémentaire. Les clients restent toutefois libre d’accepter ou non les propositions d’Aimé. Il peut les accepter dans l’état, en demander toute modification sous réserve des délais autorisant la réalisation de l’événement ou tout simplement refuser l’ensemble du projet sans avoir à en préciser les motifs.  Dans ce dernier cas, les clients dégageraient immédiatement Aimé de toute obligation envers lui. Il ne pourrait prétendre, de ce fait, à quelque remboursement de tout ou partie des acomptes et des honoraires versés.

Article 6 : Conditions d’annulation

Toute annulation à l’initiative du client, quelle qu’en soit la raison, entraîne la perte de l’acompte versé. Toute annulation à quinze jours calendrier de la date de l’événement entraîne la facturation de dommages et intérêts à concurrence de 20% du prix total convenu. A six jours calendrier de la date de l’événement, ce montant est fixé à 100% du prix convenu.

Toute annulation à l’initiative des clients devra faire l’objet de l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception. En cas d’annulation, les clients ne pourront prétendre au report de l’événement à une autre date.

Seul un report justifié par un cas de force majeur pourrait être accepté (appréciation au cas par cas). Le devis se verrait alors modifié, entraînant des potentiels coûts supplémentaires. Un report, sous ces conditions, ne pourra se faire qu’une seule fois. Après cela, si les clients ne peuvent se présenter à l’événement, il sera alors considéré comme annulé.

En cas d’annulation sans préavis, Aimé se réserve le droit de demander le versement d’une indemnité égale à 100% des prestations, les frais afférents et consécutifs à l’annulation sans préavis. En cas d’annulation de la part d’Aimé, d’une ou plusieurs prestations pour cause de force majeure (accidents de circulation, accidents humains, intempéries, etc.), Aimé s’engage à ne pas facturer les frais afférant à la présence d’Aimé le jour de la prestation, en facturant uniquement le travail d’organisation préalablement réalisé. 

Article 7 : Responsabilité et force majeure

Aimé tient à informer le client qu’il est tenu pour responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de l’événement. Le client déclare être titulaire d’une assurance responsabilité civile en cours de validité. A cet effet, le client s’engage à renoncer et à faire renoncer ces assureurs et/ou tout convive le cas échéant, à tous recours à l’encontre d’Aimé en cas de survenance de l’un des événements précités.

Aimé décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradation, etc.) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels, etc.) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons, salle de réception, cuisine, etc.). En aucun cas Aimé ne peut être tenue responsable des préjudices directs ou indirects liés à l’exécution de la (des) prestation(s) fournie(s) par le(s) prestataire(s) concerné(s), lequel est (sont) seul(s) responsable(s) vis-à-vis du client. Les réparations et remboursements qui apparaîtront nécessaires suites aux dégradations précitées seront à charge exclusive du client qui s’engage à en supporter les coûts de remise ne état.

Aimé n’est pas responsable en cas de non réalisation de la prestation de service prévue par le contrat ou en cas de problèmes organisationnels pour des raisons d’éléments fortuit (incendie, dégât des eaux, etc.) ou de force majeure y compris des pertes ou des frais provoqués par des retards ou des changements de programme impliqués par une mise en quarantaine, une interruption de service pour grève ou fermeture de l’espace aérien, des conditions météorologiques défavorables, des catastrophes naturelles, des actes de terrorisme et autres situations imputables à un tiers étranger. Les éventuels frais supplémentaires nécessaires pour des services demandés en plus seront à la charge du client.

Article 8 : Données privées et droit à l’image

Données privées

Les données à caractère personnel des utilisateurs ne seront jamais mises à la disposition de tiers sauf lorsqu’un tel transfert est imposé par la nécessité de l’exécution d’un contrat et/ou par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance. Aimé prend les dispositions nécessaires pour que ces tiers ne traitent les données des clients que pour notre compte et avec un niveau de protection et de sécurité semblable. Les données à caractère personnel encodée via le formulaire de contact de notre site internet, ou communiquées par le client par n’importe quel moyen de communication (téléphone, email, message privé, etc.), ne seront traitées et conservées que pour des fins administratives, de gestion des relations contractuelles et la clientèle. Les données sont effacées après une durée de rétention de 10 années.

LE droit des clients par rapport à leurs données :

- Droit d'accès

- Droit à la portabilité des données

- Droit de rétention

- Droit d'opposition

- Droit à l'oubli et Droit à la limitation des données

- Droit de retrait du consentement

Lisa Bomboir et Line Bertimes prennent toutes les dispositions nécessaires conformément à la réglementation applicable. Vous pouvez exercer les droits précités en vous adressant à Aimé par email : bonjour@aime-creatrices.be.

Si vous estimez ne pas avoir été écouté au sein de l’association de personnes physiques, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée (Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles – Tel.02 274 48 00 – Email. Commission@privacycommission.be)

Droit à l’image

Dans le cadre de la promotion d’Aimé, pour chaque prestation effectuée par Aimé, nous prenons des photos et vidéos de l’événement du client (dénommées par la suite « image de l’événement du client ») afin de les diffuser sur différents moyens communicationnels propres à Aimé (Facebook, Instagram, Pinterest, Linkedin, Site internet, flyers, posters, affiches et goodies). En règle générale, Aimé prend des photos du lieu de réception et de cérémonie, de la décoration, des photos globales des invités et/ou des mariés. Aimé s’engage à faire en sorte que les participants éventuellement présents sur les photos ne soient pas reconnaissables (pas de visage distinct présent sur la photo sauf si accord écrit préalable de la personne).

Si les participants de l’événement ne souhaitent pas apparaître sur les photos prises par Aimé, ils doivent impérativement le signaler à Aimé le jour de l’événement. Sans signalement de leur part, les participants donnent implicitement leur accord pour la prise de photos et leur utilisation par Aimé, utilisation explicitée ci-dessous. En aucun cas des photos d’enfants seront prises et diffusées sans l’accord de leurs parents. Si le client a des réticences par rapport à l’utilisation des photos de son événement, il peut en faire par à Aimé afin de trouver un accord convenable pour les deux parties.

Le client, sans contrepartie financière ou pécuniaire de quelque nature que ce soit, autorise expressément Aimé à fixer, reproduire, diffuser et exploiter les images de l’événement du client, en tout ou en partie, en nombre illimité, à titre gracieux, dans le monde entier, en tous formats, en couleurs et/ou en noir et blanc, sur tous supports connus actuels ou à venir, et par tous moyens actuels ou à venir, notamment sur toutes les antennes d’Aimé, sur tous services audiovisuels et tous services en ligne sur tous réseaux ; à diffuser son image avec le logo d’Aimé. En conséquence, le client garantit Aimé contre tout recours et/ou action que pourrait valoir sur l’utilisation des images de l’événement du client ou qui seraient susceptibles de s’opposer à leur diffusion.

Article 9 : Réclamations

Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par envoi recommandé et adressé à Aimé, dans un délai de huit jours maximum après la fin de la manifestation.

Article 10 : Juridiction

Election de domicile et de for, les clients pour l’exécution des prestations déclarent faire élections à l’adresse de la présente. Toutes contestations relatives aux présentes seront jugées par toutes juridictions francophones (le cas échéant, en application de l’article 3 de la loi du 15 juin 1935 concernant l’emploi des langues en matière judiciaire) de ressort judiciaires du siège social d’Aimé. Tout litige ressort de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Liège, quelle que soit la nationalité ou le lieu de résidence du client. 

Article 11 : Divers

Toute modification des présentes conditions générales devra faire l’objet d’un écrit signé par les deux parties.